¿Qué es RPA y por qué aplicarlo en la transformación digital de mi empresa?

El RPA (Robot Process Automation) es un software que imita las acciones de un ser humano, interactuando con la interfaz de usuario (IU) de un sistema informático. Esto permite digitalizar y automatizar desde tareas y/o actividades individuales hasta un proceso completo.

Este tipo de software o bot funciona basándose en un conjunto de reglas estructurado que aprende de un usuario o que un desarrollador de RPA diseña e implementa mediante código. Para cualquiera de las dos formas, toma vital importancia el análisis y reingeniería de los procesos empresariales que se requieran automatizar.

¿Pero qué es un proceso empresarial?

Un proceso empresarial es un conjunto de tareas y actividades que se realizan de manera secuencial con un objetivo final o meta.

Ejemplos de procesos pueden ser:

La contabilización de una factura, siendo iniciado este proceso cuando se recibe la factura y finalizado cuando la factura queda contabilizada en los sistemas de la empresa.
Obtención de información de fuentes externas y centralizarlas en los sistemas de la empresa o cargando los datos en un archivo Excel de forma periódica.
Envío y recepción de correos electrónicos.
Actualización de documentos y formularios.

Todos estos ejemplos son algunos de los procesos que las empresas deciden automatizar por suponer un esfuerzo repetitivo y monótono.

Durante la transformación digital de una empresa, ésta debe realizar un análisis completo de los procesos que la componen, desde los más pequeños y simples hasta los más grandes y complejos. De esta manera, la empresa puede conocer de mejor forma las tareas y actividades que realiza y mejorar aquellos puntos en los que existen oportunidades de mejora.

¿Y cuáles son esos puntos en los que existen oportunidades de mejora?

Dentro de un proceso podemos agrupar las tareas y actividades en tres categorías:

De valor añadido al cliente: Son aquellas tareas por las que un cliente está dispuesto a pagar.
De valor añadido a la empresa: Son aquellas tareas necesarias por parte de la empresa para llevar a cabo un proceso.
De no valor añadido: Son aquellas tareas que no aportan valor ni a la empresa ni al cliente. Estas son tareas prescindibles o con gran capacidad de mejora.

¿En qué tipo de tareas me debo centrar a la hora de implantar RPA?

A la hora de implantar un RPA nos centraremos en las tareas de no valor añadido, aquellas tareas que durante el análisis del proceso tanto el cliente como la empresa no reciben un beneficio claro durante la realización de estas, pero que, sin embargo, suponen un esfuerzo monótono y repetitivo de recursos.

Utilizando el ejemplo anterior de contabilización de una factura, una tarea de no valor añadido de este proceso puede ser descargar la factura de un correo o de cualquier otro servicio web. Esta tarea en sí no aporta valor, es monótona y repetitiva y, sin embargo, sin ella el proceso no se puede llevar a cabo al completo.

¿Cuáles son los beneficios de implementar RPA en la transformación digital de mi empresa?

Los beneficios de la automatización de procesos mediante RPA son:

Reducción de costes: Los RPA reducen drásticamente los costes de operaciones al realizar las mismas tareas que un ser humano, pero sin las necesidades de estos.
Calidad en los servicios: Con RPA se reducen los errores humanos al mínimo, por lo que aumenta la calidad del servicio.
Mayor velocidad: Un RPA realiza las mismas actividades y tareas que un ser humano, pero con una mayor velocidad, incapaz de alcanzar cualquier persona.
Cumplimiento: Un RPA está basado en un conjunto de reglas de las cuales no puede escapar, por lo que se asegura el cumplimiento del proceso.
Mayor eficacia en los procesos: Debido a la digitalización y automatización de un proceso o parte de este mediante RPA, se produce una auditoría que mejora la eficacia de las tareas o actividades llevadas a cabo. Al reducir la acción de la persona en el proceso, se reducen al mínimo los posibles errores humanos que se puedan cometer y, en general, cualquier tipo de error.
Mejora del empleado: Con un RPA realizando las tareas repetitivas, manuales y monótonas, los empleados pueden centrar sus esfuerzos en otras tareas más importantes y que aporten valor tanto al cliente como a la empresa.
Adaptabilidad: En caso de modificar el proceso, un RPA se adapta ágilmente al cambio de reglas.