Proyectos tecnológicos. Gestión y metodologías Agile

¿Qué implica la gestión de proyectos tecnológicos?

La gestión de cualquier proyecto es una actividad que conlleva realizar, en resumen, dos acciones. Pensar y hacer. Un exceso de planificación y análisis que no vaya acompañado de actividades para el desarrollo y ejecución no tendrá ningún tipo de resultado. Y un desarrollo sin planificar será, salvo circunstancias del azar, un auténtico fracaso.

Una frase que resume esto en una línea, sería la siguiente de Napoleon Hill: “Planifica tu trabajo y trabaja tu plan”. Varias normas y estándares internacionales, como el PMBOK, la ISO 21500, Prince2 o ICB 4.0, definen las mejores prácticas para gestionar proyectos, buscando unificar criterios y metodologías y facilitando la aparición de aspectos comunes en todos los proyectos (a pesar de que, intrínsecamente, cada uno de los mismos sea diferente).

Primeros pasos

Es primordial tener claro que, a la hora de decidir cómo vamos a gestionar el proyecto, lo primero que debemos definir es el entregable o entregables (es decir, aquello que se nos ha encargado, sea un tangible o un intangible). Una vez definido esto, y establecido el grado de definición de los requisitos, podremos seleccionar el o los sistemas de gestión más adecuados y definir el ciclo de vida de nuestro proyecto.

Tradicionalmente, el enfoque que se venía aplicando en los proyectos era predictivo. Esto es, para proyectos con requisitos conocidos previamente y pocos cambios. En este caso, el Plan de Dirección del Proyecto es la hoja de ruta que marcará las distintas etapas, que se hacen de forma sucesiva o en cascada.

Pensemos, por ejemplo, en la construcción de una urbanización. Lo normal será definir el entregable (la urbanización), las necesidades, los plazos… obteniendo con ello nuestro Plan de Dirección del Proyecto, que iremos siguiendo. Los cambios deben ser abordados mediante procedimientos prefijados y se busca mantenerlos en los niveles más bajos posibles (imaginemos que, con el edificio casi levantado, debemos cambiar todas las vigas).

Sistemas de gestión Agile

Este enfoque, que sigue aplicándose en gran cantidad de proyectos y que, en mi opinión, continúa apareciendo en la mayoría aunque de forma híbrida, se ve ahora acompañado por una gran variedad de sistemas de gestión de proyectos que denominamos “Agile”. Cuando hablamos de Agile, un error común es confundirlo con ágil. La traducción correcta sería, adaptativo. El objetivo principal no es que seamos ágiles (aunque también lo seamos) sino que seamos adaptativos.

Enfoque adaptativo en el desarrollo de un proyecto

Este enfoque es útil cuando nos encontramos ante proyectos que tienen requisitos previos escasamente definidos y que son dinámicos. En muchas ocasiones, al comenzar un proyecto nuestros clientes no conocen perfectamente lo que desean y sabemos que, hablando de tecnología y software, conforme avance el proyecto se descartaran o añadirán funcionalidades.

El objetivo es que a la finalización del proyecto el cliente obtenga un entregable que le deje completamente satisfecho. Entra aquí el concepto de pruebas de aceptación. No se trata de únicamente darle al cliente un producto terminado y desentendernos.

Por el contrario, una vez hecha la entrega, sobre este producto terminado o sobre una versión del mismo, el cliente efectuará toda una serie de pruebas para comprobar su satisfacción, permitiendo la posibilidad de hacer posteriores iteraciones.

Un enfoque puramente predictivo no sería de utilidad debido a que limitaría la capacidad del cliente y del equipo para introducir cambios, y estos son más necesarios que nunca.

Planificación y sprints

Entonces…¿no planificáis el trabajo?

¡Por supuesto que lo hacemos! Pero de forma ligeramente distinta. Nos organizamos en sprints (tramos temporales predeterminados) y buscamos satisfacer a nuestros clientes con entregas tempranas (Producto Mínimo Viable) de tecnología en funcionamiento. Tras analizar cada una de las entregas con el cliente, se introducen cambios y se realizan nuevos sprints, efectuando iteraciones o incrementos.

Pensemos en ello como una figura de Lego. Vamos elaborando la figura y entregamos la primera idea. Tras trabajar codo a codo con nuestros clientes, modificamos la figura y volvemos a trabajar junto al cliente. Así sucesivamente hasta obtener el mejor entregable posible para cada caso concreto.

Adaptación a cada proyecto y las necesidades del cliente

En Exponentia aplicamos los sistemas de gestión de proyecto más adecuados para cada cliente y cada caso, empleando enfoques híbridos o ágiles y metodologías Scrum, Kanban, XP, entre otras. No nos limitamos a una metodología en concreto pues, en esencia con los valores que han motivado el nacimiento de dichas metodologías y contando con un amplio expertise en ellas, aplicamos aquellos elementos que sean útiles en cada situación.

Una orientación hacia el cliente, que formará parte del equipo; la potenciación de las conversaciones en persona por encima del escrito; la alta capacidad de adaptación a los cambios; el empleo de herramientas de gestión del cambio, para hacer más sencilla la transición a toda la compañía y, especialmente, poner a las personas en el centro, son algunos de los pilares que guían nuestra actividad y que nos permiten obtener los niveles más altos de satisfacción del cliente.

Porque ningún buen proyecto, desde nuestra visión en Exponentia, resultará beneficioso para las partes si no coloca en el centro a los individuos, entendiendo sus necesidades, buscando solucionar sus problemas e intentando acercarles a su realización personal.